任职于采购部的职员，需要拥有好的专业基础，好学谦虚、临财不苟得的美德，不畏困难与挫折的勇气，与高度的职业责任心。
前言 采购部，是企业的尤为重要部门，她工作的成败，直接影响着企业的外面形象，直接左右着买家对公司商品的信心，也直接决定了公司经营的回报。
公司需要一个出色的采购部，凭借专业的技术素质，发扬齐心合力的团队精神，在设计部的统一设计意念的引导下,反季节地策划及订制企业的优质名牌产品，将企业的品牌定义，通过产品的设计，质感、色彩等元素，不断地循环地灌输于买家，令买家在欣然同意产品的同时，也在潜意识之中，自觉成为企业的拥护者。
采购部肩负着很重点的使命，她有责任为公司提供适当的产品本钱价格，优质的货品，足够的数目、按时的上市。
任职于采购部的职员，需要拥有好的专业基础，好学谦虚、临财不苟得的美德，不畏困难与挫折的勇气，与高度的职业责任心。
同时，每位员工应随时作好筹备，为公司付出不懈的努力，也应为采购部成为企业的坚强后方阵地而发挥各自最大的潜能! 第一节 采购部之分工及部门构造 1、 采购部的构造 第二节 采购部各级职员之职责 1、 采购经理职责： 1. 直接上级:总经理 2. 直接下属:面料采购员、辅料采购员、质检员(QC) 3. 本职工作:采购公司规定的所有产品、控制产品的水平及交货期 4. 直接责任: 为申请部门提出的采购项目寻价、寻货,作出三家供货商的对比价。
采购单申请单、订购合同的初审。
在采购单批准后分派采购员完成采购,要紧的采购项目自己跟进。
对采购进度、水平控制作出安排交跟单员及QC跟进。
在生产中或到货后发生问题,和厂商交涉并解决。
协调解决公司每个部门同产品部有关联的工作。
拟定下级职位描述。
所有采购品要保存封样。
指导评价下级工作 5. 领导责任: 对采购手续负责。
对供货商选定水平负责。
对所选样品的品种、规格、水平、价格、交货期负责。
6. 主要权力: 选择供货商的权力。
2、面、辅料采购员职责： 1. 直接上级:采购部经理 2. 本职工作:采买成衣所需的面、辅料物资 3. 工作责任: 依据采购经理分配的采购申请单,具体推行选择供货商和价格并获得有关样办,填写申购单后上报采购经理。
依据批准后有效的采购定单向财务部获得付款票据,推行购买。
具体办理跟进交货、验货、收货(退货)、入仓(出仓)及报帐手续。
服从上级的工作安排。
保存采购工作时的必要原始记录及样办封存,做好统计,按期上报。
随时知道市场状况,提供市场信息,积极出主意想方法减少采购本钱。
3、面辅料QC职责： 1. 直接上级:采购经理 2. 本职工作:产品的水平控制 3. 工作责任: 依据公司对所有采购产品的水平需要,以此为标准严格检验及控制产品的水平。
对产品由头办到货品入仓,整个生产过程的水平全程监控。
对水平不合符公司需要的产品准时发现并第一时间公告上级。
服从上级的工作安排。
对提供商可作出否决合作的建议,不断修正、健全检验控制产品水平的规范和办法,不定时以书面形式会报上级。
第三节 采购部工作程序 1、 产品部平时工作步骤图：(见附表) 2、开发、确定布物料程序： 设计部会同市场部、生产部、采购部、总经理开设计意念会 采购部依据设计意念采集适合的布/辅料交设计师筛选 (所采集的布/辅料需注明厂商、封度、成份、价格) 设计师确定所需用的布料/辅料，并填写布/辅料设计卡 (布/辅料设计卡一式三份：设计部、生产部、采购部各一份，如有特殊需要需注明) 3、申购程序： 1、 申购板布：跟单员填写《起板申请单》交生产部经理批核后交采购经理，由采购经理分派到采购员，采购员填写《申购单》后，连同布样交采购经理批核(布样上须经设计部经理签名确认)，并呈交总经理签名赞同后方可购买板布。
采购员安排购买板布，板布返货后，入仓登记，并填写《板布用记录表》交仓库、生产部、采购经理各一份及存档。
2、 申购现布大货布：跟单员填写《大货布申购单》，需要写了解数目、封度、需要、日期等资料，连同合同及式样一块交生产部经理签核，后交采购经理。
由采购经理分派到采购员，采购员填写《申购单》及借支单后，连同布样交采购经理批核(布样上须经设计部经理签名确认)，并呈交总经理签名赞同后方可购买板布。
采购安排上大货布，收大货布前一星期应以《一周返布计划》公告生产部，于返布当天以《落布公告单》公告生产部，布料返货后采购员办理入仓报销手续。
3、 申购订购大货布：跟单员填写《大货布申购单》，需要写了解数目、封度、需要、日期等资料，连同合同及式样一块交生产部经理签核，后交采购经理。
由采购经理选定提供商后，分派到采购员，引导采购员议价及商谈付款条约、货期等。
与提供商签署《订布合同》并填写《付款同公告书》给财务部。
4、 申购物料：每个组别跟单所提供的物料预算数目及经设计部确定的物料式样，经生产部经理审核签名确认后，交采购员订购，采购员统集资料后，依据库存状况填写请购单，交采购部经理加签，后交总经理批核。
4、批核布/辅料正确样、颜色、船样程序：(略) 5、价格、议价、定价程序： 1、 价格： 采购经理接到设计部所给的《布/辅料设计卡》，分派给采购员寄往多个提供商作价格，并需要提供商提供布样。
采购员填写《价格报表》连同提供商提供的布样交采购经理。
采购经理审核后，初选提供商及价格。
价格若在公司同意范围内，统计大全后交生产部作初步本钱核算;若高于公司同意范围，则须知会设计部，并探寻类似布或代用布给设计师重新选确认样。
2、 议价： 经初步价格后，生产部计算本钱交市场部，由市场部给出本钱目的价及造货数目，生产部计算出布/辅料的目的价及数目交采购部。
采购部依据该目的价及数目，借助我们的专业常识与提供商议价。
此议价作同一产品多个提供商议价，同等价格或差额不超0.5元的,开发打板此产品的提供商优先。
3、 定价： 经过依据目的价与提供商议价后,由采购经理大全统计后决定最后提供商,并将价格报交生产部，由生产部重新核算成衣准确本钱交市场部审批。
若市场部可同意则生产部及采购部可做采购合同交总经理批核。
若不可以同意，则给出建议，生产部及采购部等依据市场部建议再作出修改或交由总经理决定。
6、合同的审核与签定(略) 7、查货程序: 1、 作业程序： QC员到厂查验货品前，应先以电话联系厂方，知道生产进度;QC员到厂后，应第一时间有礼貌知会厂方负责人，按公司规定抽取相应数目的货品查验，有程序地做好检验前之工作筹备。
2、 查货的目的与内容 布料先分为三大类：现坯印染布、织坯印染和色织布; 跟进生产进度，查验布料为初期、中期、尾期; ①、初期： 目的：知道提供商的生产状况及我司订单的生产安排状况 查货职员：采购员 查货时间：现坯印染 不需要查 织坯印染 交货前25天 色织布 交货前20天 查货内容：提供商生产是不是繁忙，我司的订单是不是已购纱及上机，上机台数，拉经数目，机台运作是不是畅顺，坯布的风格花形是不是正确。
如色织布则要查验布筒染后颜色跟手样板是不是一致。
②、中期： 目的：查验坯布数目、水平是不是符合需要 查货职员：采购员或QC 查货时间：现坯印染 交货前15-20天 织坯印染 交货前 15天 色织布 交货前10天 查货内容：查验坯布数目是不是已够我司订单需要;查验坯布的疵点：污渍、色纱、油沙、稀密路、吊经、缺纬、破洞、棉结、棉粒、粗经、粗纬等外在原因，是不是符合需要;另还有一种检验办法：煮漂10-20米左右坯布作抽检;如色织布则要查核头板坯花型与原样、手感是不是相符。
③、尾期： 目的：查验所订布料是不是符合我司需要返货 查货职员：QC 查货时间：返货前3天 查货内容：测试大货的缩水率、拉力、撕破力、手感、侧向纱线滑移强力、色牢度等;查验匹头条时应左右中边查询色差程度，查验大货布的颜色、手感否与所批船样一致，抽查大货10%-20%的大货布作布面综合水平评定，按标准收货。
3、 测试程序： ①、布料检查：布面平滑度、布纹、花式、手感、布痕、色匀程度; ②、布匹力度：拉力、涨破力、摩擦程度、伸长后还原程度; ③、缩水和变形程度：车缝时缩短或伸长程度、湿洗时伸长、缩短、变形程度。
④、褪色和染色程度：湿洗时褪色或染色程度、摩擦时褪色或染色程度。
⑤、布面皱折后自动平服能力。
4、 发现问题处置办法： ①、 能独立与厂方解决的问题，应即时解决后准时向上司汇报，以便跟进; ②、 当有某些问题没办法解决时，即时向上司如实汇报，以便准时处置; 5、 QC员查货前需要有如下文件资料： ①、 合同复印件; ②、 已批核的布样; 8、入仓程序：(略) 9、付款程序：(略) 10、提供商的开发及评估 1、 提供商的开发： 采购部应每季依据公司商品结构，开发提供商，每季合作的提供商中应有10%为新的提供商以作价格的对比及控制。
提供商的主要来源：展会、互联网、同行介绍等 提供商开发的程序： ① 选择目的提供商 ② 初步知道提供商的生产特点，及规模 ③ 派职员审厂，填写提供商资信表，并需要提供商提供营业执照、国地税证、一般纳税人证、法人代码证等五证;交采购经理审核。
④ 经采购经理审核后，合格的提供商由采购经理初步洽谈合作意愿及条件，并录入下一季的合作提供商中。
2、 提供商的评估： 每季末，依据所有合作提供商的货期、价格、水平等原因进行全方位评估，好的提供商可继续合作，不好的提供商需淘汰加入新的提供商。
具体评核见《厂商评核表》。
十1、应对手段的启动及程序： 1、 应对手段的启动条件： A、 货品在查中期时，发现提供商并没作出生产安排或货品有紧急的水平问题之时 B、 货品在查尾期时，发现货品水平，数目紧急不符合公司需要之时 C、 货品交货期紧急迟期 2、应对手段程序： A、 若货品在查中期时发现提供商并没作出生产安排时，采购员应即时汇报采购经理。
采购经理与提供商联系知道提供商生产状况及实质安排状况，作出判断该订单会不会紧急迟期，并引导采购员作出后备提供商的前筹备工作，包含后备提供商的选定，价格，正确样品的确认，颜色小样的批核，货期等工作。
填写货品延期申请交生产部，市场部批核加建议。
依据生产部，市场部的建议，作出是不是需取消合同或更改提供商的等决定，并呈交总经理批示。
B、 货品在查货尾期时，发现货品水平紧急不符合公司需要时，QC应剪能代表全批货的水平板及查货报告交采购员。
采购员联系提供商知道提供商状况，若能返修的，与提供商商议返修后货期，并填写货品延期申请连同水平板及查货报告交采购经理批示，采购经理批示后交生产部及市场部批示建议。
若货品需重做的，与提供商商议重做的交货期，并填写货品延期申请连同水平板及查货报告交采购经理批示。
采购经理批示后交生产部及市场部批示建议，若生产部及市场部可同意货期的延期，采购经理应判断是不是需更换提供商，作出处置建议交采购员跟进;若生产部及市场部不同意货期的延期，采购经理应依据状况作出如下处置: ① 依据水平实质状况,实行避裁,所有损耗及耗工费由提供商承担。
导致减数部分咨询市场部是不是取消或补数，并上报总经理批示。
② 依据水平实质状况,咨询市场部是不是可同意优惠，减少水平标准收货。
并上报总经理批示。
③ 若没办法避裁且减少水平标准优惠都没办法同意的，采购经理应上报总经理，同时，咨询市场部及设计部是不是可取消或找代用现货布代替。
C、 货品交货期紧急迟期 货期迟期采购员应于交货期前一周以上填写延期申请交采购经理批示，并交生产部及市场部批示。
货期迟期超出15天以上的采购经理应会同生产部、市场部及设计部商议是不是优惠同意或取消订单或找代用现布代替，并上报总经理批示。
第四节 《 采购部工作程序监控条例》 1. 高级经理每季交造货计划到设计部，每迟一天，罚款30元，若提供错误的信息罚款50元; 2. 因为设计部迟交板单及设计图样，而致迟返货的责任人，每款罚款50元; 3. 布料采购员迟交布料资讯，致迟返货每款罚款50元; 4. 因物料采购员不可以准时提供正确的辅物料，致使迟返货的，每迟一天，罚款20元; 5. 采购员迟公告QC员查验大货布，QC员延迟查验大货布或延迟测试布板，或迟递交测试报告给QC组长，每项罚款20元; 6. 货期以合同期为准，允许正负浮动5天，超出范围须有总经理签批方免扣罚。
采购部经理查明缘由，再于5日递交行政部复核，并交财务部扣罚。
扣罚方法以财务部拟定的为准，并将扣罚状况公布; 7. 采购部于返货前当天应递交《返货公告单》给生产部，货品到仓后，采购部仍未发出《落货公告单》，责任人罚款20元; 8. 当布/辅料采购员收到船头样时，布/辅料采购员应先将船头样分成4份资料，分别提供给：设计部(A4纸大);QC组(半A4纸大);跟单组(半A4纸大);每一份资料需要有采购经理、设计部主管签名为准，并需要布/辅料采购员将所提供的船头样需要区别正、反面，不可以收到大货布时才提供以上资料，如每漏一项的，罚款20元。
9. QC组测试项目包含：缩水率、脱色度、扭格、洗水前后对比、克重等;每少做一个测试项目，罚款10元; 10. 布行大货在国内生产的，采购员需要进行查验前期、中期、后整等项目，采购员并将查验结果报告给采购经理，每少做一次查验罚款20元。
11. 布/辅料采购员需要监控布行返货的大货数目，总数目不可以超出5%，不按需要返货的责任人罚款30元;如有特别状况由采购经理签批方能免扣罚。
12. 布/辅料采购员需要需要布行返货前2天提供装箱单(加工形式是FOB价的，需要布行给厂商一份，CMT 单的由布/辅料采购员提供给辅物料仓一份)，不按此程序进行的，每次罚款10元。
13. 大货布到加工厂后，生产部同事需要需要厂商在3-5天内完成所有验布工作，每迟一天扣罚跟单职员10元。
当布料出现水平问题，布料采购员需要在3天内完成处置好布料工作，每迟一天扣罚采购员10元。
14. 采购部需要控制好布行所提供的每只布种LOT色问题，总布料2000码以下的不可以超出2个LOT色;3000-8000码以内的不可以超出3个LOT色;8000码以上的不可以超出4个LOT色;LOT色与LOT色之间不可以超出3级，此LOT色标准由所属组别的副经理签批为准，每超出一项布料采购组责任人扣罚30元。
(注：现布及如设计部或董事局指定需要造货的除外) 15. 采购部于每星期六发出《一周返布计划》;于返布当天发出《返布公告书》给有关部门，每迟一天罚款10元;如实质返布日期与《一周返布计划》有更改的，则于返布前3天，以书面形式公告有部门，不然，每次罚款10元。
16. 物料采购员依据各跟单组所提供的资料进行订购辅物料，返货后如发现辅物料有错误的，应追究责任人：如属跟单提供资料错误的，每次罚款30元;如属物料采购员提供资料错误给印刷商的，每次罚款30元;如属布料采购组提供资料错误的，每次罚款30元。
17. 物料采购员与提供商所签的货期，每迟一天罚款10元。
18. 如本公司提供布料之样板，应在返货前办好入仓手续，再按实质状况而定处置策略，违者每件罚50元。
19. 合同应在生产大货前签订，如有违反每次罚50元。
如遇大货有问题，而合同仍未签订，后果由当事人自负，所有与公司无关。
20. 因跟单员违反运作流程，而致使操作商品不合水平需要，或致返货延迟，则要视情节的轻重作出罚款处置。
21. 如因组长或经理未能履行职责而致使没办法按时或按需要返货，则视实质状况由行政总经理作处置。
22. 职员对违反部门规定的行为知情不报者，每次罚30元，上司包庇下属过错者，每次罚款50元。
23. 职员工作儿戏，态度不负责者，首次口头警告，第二次罚款50元。
24. 工作中出现问题故意隐瞒以图蒙混过关者，每次罚款100元。
25. 因未公告仓务部而致货品到仓库后无人查收，责任人罚款100元。
26. 合同未经副总经理审阅盖合同章，而擅自落单生产者，所有后果及经济损失，由落单者本人自行承担。
27. 本部职员要复印图样，需要填妥《复印申请表》。
交经理签名后方能复印如发现违反者，罚款50元。